【拼多多运营】拼多多运营从0到1实战进阶-客服篇

【拼多多运营】拼多多运营从0到1实战进阶-客服篇

一、服务规范

1、3分钟人工回复率=(咨询人数-3分钟为人工回复累计)/咨询人数 注意:1、仅计8:00-23:00的咨询;2、用户有任一条消息超过3分钟未人工回复,则该用户计入3分钟未人工回复累计;3、考核按照全平台商家的近1天的3分钟人工回复率数据排名,排名靠后的商家将有不达标的风险。
2、3分钟人工回复率考核不达标将受到二级限制以及流量降权:商品移除资源位,禁止上资源位,移除广告,禁止上新,禁止上架。
3、平台的考核是最基础的红线,要想做好绩效考核还要综合考虑行业数据和本店数据,如询单转化率、30秒应答率、平均人工响应时长、查看本店铺水平、同类目前10%的均值、同类目整体均值等。
4、当顾客的问题需要较多文字解释的时候,可以分段发送具有针对性的文字,减少客户的等待时间,随时对客户的问题进行补充说明。
5、针对性地介绍产品比单纯列举卖点的效果来得好。
6、热情的客服接待是无成本的基础服务,不仅提升了消费者的体验,也提升了询单转化率。
7、当消费者不满意当前咨询商品时,可以推荐关联商品;当消费者犹豫要不要买时,可以发商品“买家秀”评价;当消费者想要优惠折扣时,可以发送客服专用券;当消费者不想购买时,可以询问原因,针对性处理。
8、频繁使用快捷回复会给客户带来冰冷的服务感觉,不利于询单转化。
9、服务助手不仅可以在售前咨询时使用,在面对售后咨询时,服务助手同样为商家提供推荐话术和推荐方案,辅助商家解决消费者问题。

二、客服外包

1、客服外包指商家将客服工作委托给专业的外部服务商处理,商家按咨询量、绩效、客服人数付费。客服外包的服务商都经过平台的严格筛选,商家可灵活选择售前、售后、大促、临时等合作形式。支持按天付费,当天付费,最快当日可以上岗。可以在电脑版商家后台-多多客服-客服数据-客服绩效数据,查看外包客服数据,也可以在电脑版商家后台-商家服务市场-订单管理-客服外包订单-绩效数据,查看外包客服数据。
2、目前服务市场客服外包订购页面,只在电脑端上线。
3、客服外包账号,是服务商在为商家提供外包服务时必须使用的专用账号,可保障商家信息安全和服务质量;客服外包账号是商家在商家后台服务市场,购买客服外包,签订在线合同,完成支付后,由系统开设;客服外包账号与商家子账号一样,支持所有分流设置,和聊天记录查询。
4、商家在与服务商合作中,可以约定3min回复率、询单转化、平均响应时长等达到商家要求的标准,约定后,服务商的服务要达到约定的标准;商家可以与服务商约定按效果付费;平台对服务商的服务质量(3min回复率、平响等指标)考核监控;商家不可以让服务商直接使用子账号服务。

三、客服工具

1、手机端目前只支持修改开场白和常见问题,电脑端支持创建和修改设置所有内容。机器人回复设置包含三部分:开场白和常见问题、订单自动回复和店铺离线回复。机器人回复等同人工回复,有利于提高3分钟回复率。可以在电脑商家后台-多多客服-客服数据-机器人数据,查看机器人回复的点击数据。
2、为提升商品卡片自动回复的体验,未专门设置商品卡片自动回复的商品将不能再使用统一的回复文案,请为有需要的商品单独设置商品卡片自动回复
3、高级分流模式支持权重设置,适应客服能力,减少等待时间。
4、快捷回复除常用回复分组外,其余分组默认导入了资深客服回复短语模板,支持分组置顶和修改删除。快捷回复默认有常用回复、问候语、商品咨询、下单咨询、物流问题、售后问题6个分类;快捷回复可以设置快捷编码,快速输入常用短语,支持大小写字母和数字的组合;聊天时,支持联想输入常用短语。例如:输入【运费】,可联想含有【运费】的短语。
5、登录电脑版商家后台-多多客服-消息设置-团队话术,进行设置。注:仅管理员权限可设置编辑团队话术,客服权限仅支持查看。
6、平台系统提供了推荐禁用词库,商家可以直接导入保存使用。商家设置禁用词后,客服将无法发送包含禁用词汇的消息。禁用词设置后能降低客服聊天违规的风险。
7、有关客服二维码功能:禁止更换卡片上面的二维码,此二维码为每个店铺专属,不支持更换。客服二维码卡片打印后可以放入快递包裹中寄送给用户;消费者扫码1秒进入店铺聊天页,可快速解决问题,提升满意度;禁止在卡片上添加任何非正常交易或服务所必需的第三方平台账号、网站或店铺信息。
8、催付助手:价催付的订单不会计入历史最低价,不影响活动报名的价格。催付助手设置后,若订单满足催付规则,将会提示客服,客服可以一键批量催付。店铺的管理员、运营、客服管理员、运营和客服管理员等角色可以对商品设置催付金额。买家下单超过1分钟未付款,且订单商品已配置催付规则时会提示催付。
9、商品推荐在电脑端和手机端客服聊天都可以使用,商品推荐里的商品都是买家“今日浏览”“算法兴趣推荐”、“历史浏览”和热销的在售商品,同时支持通过商品名称/商品ID快速搜索找到买家咨询的商品,还能直接查看该商品的规格和属性信息。

四、售后订单

1、恶买行为在商品成团未发货的情况下 商家可以进行异常单申诉。比如以下行为:
A:买家大量拍下涉嫌后续批量退款,指同一个用户拍下大量的订单发给自己或是其他人
B:买家使用错误的收货信息,影响发货,指买家提供的地址不全或者是地址错误
C:买家不以交易为的的其它情况,指买家敲诈勒索或是买家历史购买记录存在针对该店铺大量购买后退款情况。
D:定制类商品买家未提供定制信息
E:买家要求退款但一直未操作,指买家不想要,却未申请退款
F:同行因纠纷报复下单
G:买家下单目的涉嫌获取运费险
H:买家交易表明拒收、退款或差评
I:买家下单目的涉嫌盗图纠纷

2、以下场景商家都可以在买家退回货物72小时后再进行申诉。对极速退款有异议的,商家需在退款成功起的7天内进行申诉。
A:商家未收到退货
B:买家退货少退商品
C:买家退货寄到付件
D:买家退货寄错商品
E:买家换货后退货
F:买家寄回的商品有问题

3、维权申诉:同一个订单发起维权申诉时可以选择多个申诉项,判责申诉仅判定是否计算纠纷退款率,货款申诉和运费申诉判定订单钱款。根据需求选择对应的申诉项。若您此次提交了多项申诉,请耐心等待所有申诉项的申诉结果。订单申诉失败后不能再次申诉,请商家谨慎提交申诉凭证。若判责申诉/运费申诉/货款申诉已可以满足申诉需求,就不建议商家申诉此项。否则:平台会核实判定为重复申诉项影响店铺维权申诉失败次数限制。商家对平台的售后处理和判责结果不认同时,可以在退款成功后48h内到【售后详情页】-【维权申诉】进行申诉,减少损失;若判责申诉成功,则该笔订单不会计入纠纷退款订单;若货款申诉和运费申诉申诉成功,则为您追回该笔订单钱款,减少您的损失
4、恶意订单投诉是当商家遇到买家敲诈、同行报复时可以用来申诉解罚、维护自身权利的工具。若恶意订单投诉成功,则该笔订单不会记入品质退款率、物流服务异常率,同时恢复1次投诉机会,该笔投诉不计入店铺每个月10次的恶意投诉机会中。一个申诉ID下可以填写20个订单。请正确填写,不要填写与申诉描述不对应的订单号(申诉描述为A订单,填写的订单号却是B)。
5、订单售后注意事项:红章证明要求快递单号、收件人姓名、派件人姓名、日期要手写,全手写及全打印无效。用户要求退货退款时,如果商家后台地址不全,平台客服介入会让商家在24小时内补充,超时平台将提供店铺的默认退货地址。若默认地址不符合退货条件,将办理仅退款。因此,需要商家提供退货地址的时候,如果商家逾期未提供,订单不仅会被处理仅退款,后续来申诉也会失败。当商家同意给买家补发但后续未补发的情况下,可能会导致平台介入处理仅退款或者补偿等,且后续如果该订单申诉则以失败处理,建议商家24小时内及时补发、补寄。
6、未发货仅退款的操作:若还没发货,可以直接和买家协商沟通是否要退款;若已发货但未上传单号,可以拦截快递,然后告知买家;若已发货但未上传单号,可以驳回退款后上传单号发货,然后和买家协商沟通;若还没发货,可以在ERP/打单软件取消发货操作,退回快递费
7、遇到已发货仅退款时可以操作的方法:
A:若还没揽件,可以联系买家了解申请退款原因,说服买家不退款
B:若物流在途中,可以拒收退款后,告知买家相关情况
C:若物流在途中,可以拦截快递,告知买家拦截召回成功后退款
D:若物流已签收,且商品无问题,可以引导买家修改售后类型为退货退款
E:若物流已签收,但商品存在问题,可以协商通过小额打款部分退款,引导撤销退款申请
F:若物流存在长时间未更新的情况,可以先安抚买家,然后迅速联系快递处理
8、平台介入可以由买家、商家、平台客服主动申请介入。平台介入退款成功且判定为商家责任时,会提高店铺的纠纷退款率。善用售后工具和服务可以减少平台介入,如售后小助手、退货包运费、商家版极速退款。
9、当买家反馈漏发少件时,商家核实重量相符后,若买家坚持漏发。可以先友好协商(根据自身情况是否补发),若协商无果进入售后阶段,可以提供发货称重图、快递内网称重图证明未少发漏发。最好能提供物流方开具的相关发货无误凭证。当买家反馈商品有问题时,首先需要明确商品是不是确实有问题,让买家提供直观的图片、视频等证据,若确实存在瑕疵或质量问题,可以协商补偿、换货或者同意退货退款。如果是买家使用一段时间之后出现的质量问题,可以查看订单是否还在售后期内,如果还在售后期内,则积极帮买家维修或补差价;过了售后期则可以驳回买家诉求。买家反馈发错商品,但提供的图片非本店商品,一般有两种情况,一种是买家同时买了好几家的商品,不小心搞错了。这时候就耐心友好地和买家解释,我们店铺没有这款商品就好。另一种是买家故意发起申请,可以驳回买家的售后申请,若买家售后通过,你可以到商家后台,【订单售后详情页】—【售后状态】—【维权申诉】发起维权申诉,在问题描述里说明清楚情况,提供店铺没有该商品的凭证,以及相关发货无误凭证(比如:发货商品与面单的合照),耐心等待工作人员的审核。
10、售后小助手目前的策略模板有hold单自动退、未打单自动退、下班自动退、ERP取消发货自动退、小金额自动退、自动同意退货、已发货仅退款自动转拒收退款、退货入库成功自动退。支持的售后场景有未发货、未发货仅退款、已发货仅退款、已发货退货退款、退货退款同意退款
11、物流无轨迹仅退款的售后:发现填错单号后,商家需要在上传单号的24小时内在系统中更新正确的单号或快递公司,覆盖错误信息,同时联系买家告知正确物流信息。商家发货填错快递单号或选错快递公司时,可能会遇到物流无轨迹仅退款;因快递掉件或超区等原因导致换单补发,可能会与到物流无轨迹仅退款;当平台自动帮买家发起售后时候,商家可以驳回售后介入,选择填错物流单号的理由,上传签收证明作为凭证
12、工单管理:工单管理中售后的举证时间是48小时,不能延长,请商家关注售后处理和待处理工单,及时提交凭证。工单管理目前可上传3张图片(1M以内),如果您有多张凭证需要上传的话,建议您将多张凭证合在一张PDF中,选择PDF格式上传,同时在工单备注上说明自己的情况。工单管理一般是对于售后中平台介入的订单管理,平台对于订单的核实需要商家提供一些必要凭证;买家售后申请不限制次数,申请售后对店铺的影响以订单维度计算,所以只计入该订单的售后问题,反复申请售后不会多次影响店铺售后评分

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